8. Warum wir deine Daten verarbeiten

Wir nutzen deine Daten, um:

• Mit dir zu kommunizieren (Terminabstimmung, Rückfragen)

• Die gewünschte Dienstleistung zu erbringen (Haushaltshilfe, Begleitung, Beratung)

• Gesetzliche Vorgaben zu erfüllen (Dokumentation nach § 7a oder § 45a SGB XI)

• Leistungen mit Pflegekassen oder anderen Stellen abzurechnen

• Unsere Planung zu organisieren (Mitarbeitereinsatz, Touren)

• Bewerbungen zu bearbeiten

• Unsere Angebote und Abläufe zu verbessern

• Unsere Social-Media-Kanäle zu betreuen

​

9. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Kontaktart verarbeiten wir:

​

Stammdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum

Leistungsdaten: Vereinbarte Leistungen, Einsatzdokumentation, Terminübersichten

Gesundheitsdaten: Pflegegrad, Diagnosen, Unterstützungsbedarf (nur bei gesetzlicher Beratung)

Abrechnungsdaten: Leistungspakete, Abrechnungskennzeichen, Kostenträger

Kommunikationsdaten: Gesprächsnotizen, E-Mails, Kontaktformularinhalte

Bewerbungsdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Motivation, Kontaktdaten

Technikdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Online-Zugriffs

​

Wichtig: Gesundheitsdaten verarbeiten wir nur mit deiner ausdrücklichen Erlaubnis oder wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist.

​

10. Rechtsgrundlagen

​

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Newsletter, freiwillige Angaben im Formular

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag): Terminvereinbarung, Bewerbung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Gesetz): Aufbewahrungspflichten laut SGB, Steuerrecht

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse): Sichere IT, interne Kommunikation, Qualitätssicherung

Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO + § 7a/45a SGB XI: Pflegeberatung, gesetzlich vorgesehene Hilfe

§ 26 BDSG: Bewerbungen, Beschäftigtendaten

11. Dienste und Tools von Drittanbietern

​

Wix: Website & Kontaktformulare

Google Workspace: E-Mail, Kalender, Videotermine

Cal.com: Online-Terminbuchung

PflegeDigital: Abrechnung von Leistungen

Lexware / Papierkram : Buchhaltung & Rechnungsstellung

Pipedrive: Verwaltung von Kund:innen & Interessierten

Zapier: Automatisierung von Prozessen

Meta (Instagram, WhatsApp): Kommunikation & Sichtbarkeit

Typeform: Bewerbungs- und Feedbackformulare

HeyCarla / PinPost: Einsatzplanung & Zeiterfassung

Google Analytics: Statistiken zur Website-Nutzung

​

Datenübertragung in Drittländer: Wenn Dienste außerhalb der EU sitzen, stellen wir durch EU-Standardvertragsklauseln sicher, dass deine Daten geschützt sind.

​

12. Bewerbungen & Beschäftigtendaten

Bewerbungsverfahren:
Wir verarbeiten deine Bewerbungsdaten ausschließlich zur Bearbeitung deiner Bewerbung. Falls du eingestellt wirst, speichern wir deine Daten für das Arbeitsverhältnis gemäß § 26 BDSG.

Löschung: Bewerbungsdaten werden spätestens nach 6 Monaten gelöscht, es sei denn, du gibst uns deine Einwilligung für eine längere Speicherung.

​

13. Online-Beratungen & Videotermine

Für Online-Beratungen (z. B. via Google Meet oder Cal.com) speichern wir:

• Name

• IP-Adresse

• Zeitpunkt des Gesprächs

• Ggf. Angaben zu deiner Pflegesituation (nur wenn nötig)

​

Die Teilnahme ist freiwillig.
Wenn du lieber telefonisch oder vor Ort mit uns sprechen möchtest, ist das selbstverständlich möglich.

​

14. Speicherdauer

​

Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben)

Beratungsdokumentation (§ 7a/45a): 5 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben)

Bewerbungsdaten: 6 Monate (länger nur mit Einwilligung)

E-Mail-/Kontaktanfragen: ca. 12 Monate (wenn kein Vertrag folgt)

​

15. Deine Rechte – ganz einfach erklärt

Du kannst jederzeit:

• Auskunft erhalten, welche Daten wir über dich gespeichert haben

• Falsche Daten berichtigen lassen

• Daten löschen lassen (wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht)

• Deine Einwilligung widerrufen

• Widerspruch einlegen, z. B. gegen Werbung

• Deine Daten mitnehmen (Datenübertragbarkeit)

• Einschränkung der Verarbeitung verlangen

​

Wenn du dich beschweren möchtest:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Meike Kamp
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin
Telefon: 030 138 89-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Web: www.datenschutz-berlin.de

​

16. Sicherheit deiner Daten

Wir schützen deine Daten durch:

• SSL-Verschlüsselung der Website

• Zugriff nur durch befugte Personen

• Zwei-Faktor-Login für interne Tools

• Verträge mit Dienstleistern zur sicheren Datenverarbeitung

• Regelmäßige Schulungen für unser Team

• Physische und elektronische Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)

• Sichere Cloud-Systeme mit Zugangsbeschränkungen

​

17. Hinweis zur Datenweitergabe in die USA

Auf unserer Website verwenden wir Tools von US-Unternehmen. Wenn diese aktiv sind, können deine Daten an US-Server übertragen werden. Die USA sind kein sicherer Drittstaat im Sinne des EU-Datenschutzrechts. US-Behörden können möglicherweise auf deine Daten zugreifen, ohne dass du rechtlich dagegen vorgehen kannst.

​

18. Widerruf und Widerspruch

Widerruf deiner Einwilligung:

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf gilt für die Zukunft und betrifft nicht die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung.

​

Widerspruchsrecht:
Bei Datenverarbeitung auf Grundlage von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen.

​

Widerspruch gegen Direktwerbung:
Du kannst jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Daten für Direktwerbung einlegen.

​

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und passen sie bei Bedarf an neue rechtliche Vorgaben oder Änderungen unserer Angebote an. Die aktuelle Version findest du jederzeit auf unserer Website.

Falls durch Änderungen deine Mitwirkung erforderlich wird (z. B. eine erneute Einwilligung), informieren wir dich rechtzeitig.

 

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Wahrnehmung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an uns wenden:

AlleFarben Alltagshilfe GmbH
E-Mail: hallo@allefarben-alltagshilfe.de

Telefon: 030 5200 6445